最初は、担当者が正解を確かめられる仕事から
AIを導入するときは、全社で一斉に使い始める前に、よく発生し、結果を人が確認できる一つの作業を選びます。たとえば告知文の下書きや、打ち合わせ後の確認事項の整理。まず一件を最後まで試すと、生成の便利さだけでなく、確認に必要な手間も見えてきます。
石川県内で経営者が営業と広報を兼ねている会社なら、「毎日の仕事に確認の時間を残せるか」が大切です。人を増やさず続けたいときほど、何を任せるかと同時に、誰が最後に決めるかをそろえましょう。
一週間の仕事を、三つだけ書き出す
最初の整理は担当者一人と、その仕事を確認できる人で行います。直近の一週間から、繰り返した仕事を三つ選んでください。「広報」のような大きな名前ではなく、「イベント情報からお知らせの下書きを作る」のように、入力と完成物が分かる単位にします。
| 確認する軸 | 試しやすい状態 | 先に整える状態 |
|---|---|---|
| 発生頻度 | 定期的に同じ形式で発生する | 一度だけで、前例もない |
| 材料 | 正しい資料が一か所にある | 旧版と最新版が混ざる |
| 確認 | 社内で正誤を判断できる | 誰も結果の正しさを判断できない |
| やり直し | 下書きを直せば済む | 送信や公開が直ちに実行される |
四つの軸は採点して順位を競うためではありません。試せない理由が材料の不足なのか、確認する人の不在なのかを分けるためです。材料が散らばっているなら、先に一枚の情報表を作る方が進む場合があります。
領家A
「AIに何ができますか？」より、「先週、何を何度もしましたか？」から聞きたいですね。
領家B
下書きが早くできても、毎回見せ方を全部直すなら大変。使う形式も一緒に決めたいです。
告知文で試すなら、入力と完成形を固定する
例として、地域の店舗が催しのお知らせを作る場面を考えます。これは説明用の想定例で、顧客の成果事例ではありません。入力表に催し名、対象、日時、場所、料金、申込先、締切、確認者を記入します。空欄は推測させず、「要確認」として残します。
指示は「この情報だけを使い、最初に誰向けの催しかを説明し、続けて日時と申込方法を書いてください。材料にない事実は足さず、最後に未確認事項を列挙してください」と具体化します。美しい文章を一度で完成させるより、事実を落とさず使える順序にすることを優先します。
生成して終わらず、実際の確認まで通す
- 会社で利用を認めたAI環境を選び、入力してよい範囲を確認する。
- 個人名や非公開条件を除いた一件分の材料と、望む完成形を渡す。
- 出力を元の情報表と照合し、日時・金額・対象・申込先をチェックする。
- 普段の担当者が使う文体や長さに直し、見出しと本文を整える。
- 下書き作成、確認、修正それぞれにかかった時間と、直した理由を記録する。
所要時間は仕事によって変わるので、最初から削減率を目標に固定しません。以前の一件と今回の一件では難易度が違うこともあります。同じ種類の数件を試し、修正が繰り返される箇所を見つけます。
続けるかどうかは、確認込みで判断する
文章を作る時間が減っても、事実確認が増えたり、担当者しか使えなかったりすれば、そのまま全社展開する段階ではありません。毎回直す指示はテンプレートへ戻し、正しい資料に不足があれば資料を更新します。文章を直すだけでなく、仕事の準備を直すのが内製化です。
完了の目印は、別の担当者が同じ入力表と指示を使い、何を確認すべきか説明できること。操作手順が長すぎる場合は、一枚の確認票に絞り、例外だけ別に残します。結果が不安定な作業は人の作業に戻し、他の候補を試せます。
社内で残す判断と、Doaに渡せる準備
自社では、事実の確認、社外に出す判断、使ってよい資料の選別を持ちます。Doaには仕事の切り分け、入力表、指示のたたき台、制作へ渡す形式、運用マニュアルの整理を相談できます。石川県内なら対面・訪問、北陸など県外からはオンラインで、実際の仕事に沿って考えます。
まず使う道具が決まっていなくても構いません。相談では、困っている作業と、今使っている資料を説明できれば十分です。制作や実作業が必要な範囲と費用は、着手前に決めます。
告知の原稿一件で、試す範囲を決める
たとえば担当者一人が毎月作っている案内文を試すなら、前回の原稿と今回の確定情報を用意します。これは進め方を示す想定例です。最初の担当者は材料を集め、別の確認者が日時・条件・申込先を照合します。一人で運用する場合も、作る工程と確かめる工程を分けます。
仕事：毎月の案内文の下書き
入力：今回の確定情報、前回の原稿
出力：見出し、概要、参加条件、申込先
触らせない範囲：公開操作、料金の決定
完了：元情報と照合し、確認者が承認この一件を完成させるまでの準備・生成・修正・確認の時間を残します。所要時間は材料の状態で変わるため、最初から削減率を決めません。次の月も同じ材料が集まるかまで確かめてから、継続する仕事にします。
領家A
AIを使った回数より、確認して使える原稿ができたかを見たいです。
領家B
見本と違う長さの原稿でも、実際の掲載面で読めるかを確かめましょう。
試す前の確認メモ
- 繰り返す一つの仕事と、完成物が決まっている。
- 正しい入力資料と、入力してよい範囲が分かる。
- 出力を確認する担当者がいる。
- 公開・送信は確認してから行う。
- 次の担当者へ、直した理由も渡せる。
