マニュアルは、読むためより「次に動ける」ために。

Doaの考え方を、二つの視点で会話形式に編集しています。実際の会話の文字起こしではありません。

業務マニュアルをつくるときは、作業を順番に並べるだけでなく、「どこを操作するか」「どうなれば完了か」「困ったらどうするか」をそろえると、次の行動を判断しやすくなります。詳しい手順書と、その場で見る1枚のガイドを分けるのも一つの方法です。

説明を増やす前に、迷う場所を見つける。

マーケティング

手順が分からないのか、正しくできたか分からないのか。それともデータの渡し方で止まるのか。どこで困るかによって、マニュアルに必要な説明が違います。

デザイン

操作する場所を実物の写真で示し、写真の近くに短い指示を置く。画面や機材に慣れていない方にも、見て分かる形にしていきたいですね。

一つの作業に、一つの判断を。

商品撮影なら「準備する」「撮る」「写りを確認する」「保存する」「送る」という流れで整理できます。機材の設定値は環境ごとに変わるため、他社の手順をそのままコピーするより、実際に使う設備で確認することが大切です。

• 操作：何を、どの順に行うか。
• 完了の目印：余白・ぼけ・明るさなど、何を確認するか。
• 困ったとき：まず何を見直し、誰に連絡するか。
• 受け渡し：どこに保存し、相手へ何を伝えるか。

作業は「送った」で終わらせない。

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データは相手が見られる状態になって、初めて次の仕事へ進めます。日付や内容が分かるフォルダ名、送るデータの一覧、閲覧権限まで、手順の中に含めたいです。

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詳しい説明は手順書へ、毎回確認する内容は1枚へ。現場で使う場所に合わせて分けると、必要なときに見つけやすくなります。

共有リンクは、相手がアクセスできる設定かを確認します。自分がログインした状態で開けるだけでは、相手が見られるとは限りません。受取確認が済むまで元データを残す、といった終了条件も決めておきます。

詳しい手順と、現場の1枚を分ける。

毎回見る情報と、初めての人だけが必要な情報を同じページに詰めると、現場で探しにくくなります。初回用は設備や操作の説明まで、日常用は作業の順番と完了の目印だけ。この二つをつなぐことで、説明量と使いやすさを両立しやすくなります。

写真や画面は、実際に使う設備のものを用意します。文章と写真が離れていると、どこを見ればよいか迷います。操作する箇所の近くに短い指示を置き、複数の判断を一つの説明に混ぜないようにします。専用機材の設定値は環境ごとに異なるため、共通の正解として配布しません。

商品写真なら、受け渡しまで設計する。

撮影の手順が分かっても、保存先が毎回違うと、制作担当者が写真を探す作業が発生します。商品名と撮影日が分かる単位でまとめ、どの写真を使ってほしいかを伝えましょう。ここでは、確認した手順書の考え方を一般向けに組み替えた例を紹介します。

• コピー：必要な元データを、決めた保存先へコピーする。
• 整理：日付・商品・用途が分かるフォルダにまとめる。
• 確認：コピー先で開けるか、必要な写真がそろっているか確かめる。
• 共有：受取先に必要な権限だけを付け、リンクと内容を送る。
• 終了：相手の受取確認が済むまで、元データを残す。

作業を「送った」で終わらせると、リンクを開けなかったり、必要な画像が抜けていたりしても気付きにくくなります。「相手が受け取り、使える状態になった」を終了条件にすると、その後の制作をつなぎやすくなります。

そのまま使える、送信メモの例。

• 撮影日：＿＿年＿＿月＿＿日
• 商品・対象：＿＿＿＿＿＿
• 用途：ホームページ／SNS／印刷など
• 内容：写真＿＿枚、補足資料＿＿件
• 共有先：＿＿＿＿＿＿
• 特に使ってほしい写真・確認してほしい点：＿＿＿＿＿＿
• 受取確認の連絡先：＿＿＿＿＿＿

Google Driveなどで渡す場合、自分が開けることと、受取先が開けることは別です。相手のアカウントや権限で閲覧できるか確認し、公開範囲を必要以上に広げない形を選びます。送信期限があるサービスは、受け取る人が期限を把握できるように伝えましょう。画面の操作方法は、使用するサービスの現在の案内で確認します。

止まりやすい場所を、先に書いておく。

トラブルを全部列挙する必要はありません。実際に質問が多い箇所から足していくほうが、使う人に合った資料になります。うまくできたときの状態が示されていると、「この作業はもう終えてよいか」も判断しやすくなります。

使った人の「止まった」を改善材料にする。

作成した本人だけで確認すると、知っている前提を読み飛ばしがちです。初めて担当する人が手順を使い、質問した箇所を記録します。操作そのものが複雑なら、説明を増やすだけでなく、作業や保存先を減らすことも検討できます。

更新担当と保管場所を決め、古い資料が残る場合は現行版への案内を付けます。ホームページ更新の手順書も同じです。誰が、何を、どこから直すかまで決まると、納品したデータが日々の業務で使いやすくなります。

社内で続けるところと、任せるところ。

内製化は、すべてを自分たちで制作することだけではありません。判断する内容と、更新を続ける手順が社内に残ることも大切です。担当できる人、確保できる時間、必要な品質を見て、最初の設計や制作だけを頼む方法も選べます。以下は役割を分けるための例です。

まず一つの作業で、準備・実行・確認・引継ぎにかかる時間を記録してみてください。慣れや素材のそろい方で必要な時間は変わるため、未測定の時短率を目標にするより、無理なく続けられる範囲を決めます。手が回らない部分は、資料や進め方の整理からDoaへ相談できます。

まずは、一つの業務から。

いきなり全社のマニュアルをつくるより、よく質問される作業を一つ選びます。初めて担当する人がその手順を使い、止まったところを直す。担当者の頭の中にある判断を、使える形にしていく進め方です。

Doaでは、見せ方の制作とあわせて、お客様が自社で続けやすい形を考えます。ホームページの更新、素材の用意、データの受け渡しなど、続けたい業務から相談してください。